Dezelfde fles, twee heel verschillende rekeningen

Twee importeurs kopen dezelfde roestvrijstalen fles bij naburige werkplaatsen in Guangzhou en krijgen hem thuis tegen totaal verschillende prijzen. De fabrieksprijs is alleen de openingszin. De echte importkosten uit China stapelen zich in lagen, en wie zijn verkoopprijs alleen op de bovenste laag baseert, komt de rest van de stapel later tegen. Meestal in de haven. Meestal op het slechtst denkbare moment. Bouw de hele stapel voordat je bestelt, dan kan niets in de haven je nog overvallen.

Vraag eerst wat er echt in de offerte zit

Kijk naar de leveringsconditie voordat je naar het getal kijkt. Een EXW-prijs dekt de goederen aan de fabriekspoort en verder niets. Geen transport naar de haven, geen exportklaring, geen belading. Een FOB-prijs bevat wel het lokale wegtransport, de exportformaliteiten en de levering aan boord in een genoemde Chinese haven. Twee fabrieken kunnen ver uit elkaar lijken te liggen omdat de een EXW noteerde en de ander FOB, dus trek elke offerte naar dezelfde conditie voordat je vergelijkt, en laat schriftelijk bevestigen wat erin zit, tot en met de exportdoos.

Lees ook de kleine lettertjes in de offerte. Verpakkingsspecificatie, meegeleverde accessoires, bedrukking, materiaalkwaliteit. Een prijs die royaal oogt, beschrijft soms dunner staal, een kleinere geschenkdoos of een doffere afwerking dan het sample dat je in handen had.

De stapel, laag voor laag

Van de fabriekspoort tot de stelling in je magazijn lopen de lagen meestal zo:

• Productkosten op de afgesproken leveringsconditie, EXW of FOB
• Binnenlands wegtransport en exportafhandeling, als de conditie die nog niet dekt
• Zee- of luchtvracht naar je bestemmingshaven of luchthaven
• Transportverzekering voor de reis
• Haven- of terminalkosten op de bestemming en het honorarium van je douane-expediteur
• Invoerrechten en invoerbelastingen die jouw land oplegt
• Levering van de haven naar je magazijn of fulfilmentcentrum
• De bijrollen: samples, producttesten, inspectie, bank- en valutakosten

Verdeel dat alles over het aantal stuks in de zending en je houdt het enige getal over dat telt: de landed cost per stuk. Reken daarvandaan je prijs. Nooit vanuit de offerte.

Vracht blijft nooit stilzitten

Vracht is de nerveuste laag in de stapel. Zeetarieven bewegen mee met de seizoenen, met brandstof en met de vraag naar ruimte, dus een tarief uit het voorjaar is voor een najaarszending hooguit een ruwe indicatie. De vorm van je zending telt net zo zwaar als het tarief. Een volle container koopt je een vaste prijs voor een bekende ruimte. Kleinere partijen reizen als LCL, samen met andere lading in één container, afgerekend op volume en omringd door afhandelingskosten aan beide kanten waar nieuwe kopers zich op verkijken. Luchtvracht is snel, en wordt berekend op het werkelijke of het volumetrische gewicht, welke van de twee het hoogst is, wat licht maar volumineus goed hard afstraft.

Koop je bij meer dan één fabriek, dan verandert de som opnieuw. Drie kleine partijen apart verschepen vanuit Guangzhou, Foshan en Dongguan kost bijna altijd meer dan alles naar één magazijn rijden en samen laden. Daar verdient consolidatie en exportafhandeling zichzelf terug: één gecombineerde zending, één set documenten, één levering bij jou. Ik heb in dat magazijn gestaan terwijl de teller de aantallen dozen met krijt op de betonvloer schreef, dozen van drie leveranciers die samen een nette stapel voor de container werden. Die stapel is geld dat je niet uitgeeft.

De stille regels die niemand begroot

Een paar kleine kosten ontbreken op vrijwel elke eerste spreadsheet, en bij elkaar zijn ze niet klein. Samples en koerierskosten komen langs voordat de order er is. Een inspectie voor verscheping is een bescheiden regel die de hele zending beschermt, en die zou ik nooit overslaan, wat het budget ook zegt. Testen en certificering gelden voor heel wat categorieën, van elektronica tot speelgoed, en de laboratoriumkosten kosten ook tijd. Banken en valutaplatforms knippen een stukje van elke overboeking, en de koers op de dag dat je het restant betaalt kan afwijken van de koers waarmee je rekende. Goederen die ergens blijven staan, beginnen opslagkosten te maken. Geen van deze regels maakt op zichzelf een project kapot. Samen genegeerd eten ze stilletjes de marge op waarvan je dacht dat je hem had.

Invoerrecht staat of valt met de goederencode

Elk product dat jouw land binnenkomt valt onder een goederencode, en die code bepaalt het invoerrecht en de fiscale behandeling. Kleine verschillen in indeling schelen echt geld, en de juiste aangifte is jouw verantwoordelijkheid als importeur. Percentages vind je nergens in wat wij schrijven, en dat is bewust: tarieven verschillen per land en per product, en ze veranderen. De betrouwbare route is saai en kort. Geef je douane-expediteur een precieze productomschrijving, een materialenlijst en het beoogde gebruik, laat hem de code en het actuele tarief schriftelijk bevestigen, en zet dat bedrag in je landed cost voordat je bestelt. Werk het bij zodra de specificatie verandert.

Het rekenblad, en de kleine keuzes die het verschuiven

Bouw een simpele spreadsheet. Eén regel per kostenlaag, één kolom per product. Vul hem in als een pessimist: rond de vracht naar boven af, neem de inspectie mee, ga uit van de tragere afvaart. Deel door het aantal stuks. Kijk goed naar wat eruit komt. In de praktijk verschuiven kleine fysieke keuzes dit getal meer dan onderhandelen ooit doet. Een doos die opnieuw is getekend zodat hij netjes op een pallet past. Een aanpassing in de verpakking waardoor je geen lucht meer verscheept. Een leverancier in Foshan boven een even goede veel verder landinwaarts. Kopers die hulp in Guangzhou willen bij precies dit soort afstemming, zien de besparing die begeleiding meestal ruimschoots terugverdienen.

De vragen over landed cost die we het vaakst horen

Waarom kostte mijn kleine LCL-zending zoveel per kubieke meter?

Omdat LCL vaste afhandelingskosten meedraagt bij vertrek en bij aankomst, en die krimpen niet mee met de zending. Bij een minipartij domineren die kosten, dus het effectieve tarief per kubieke meter ziet er pijnlijk uit. Het verbetert snel naarmate je richting een volle container groeit, en dat is nog een argument om inkopen samen te trekken in minder, grotere zendingen.

Moet ik fabrieken om EXW of om FOB vragen?

Om leveranciers te vergelijken is FOB in een genoemde haven de schonere maatstaf, want daar zit de eigen lokale logistiek en exportafhandeling van elke fabriek al in. Haalt een agent of expediteur toch al goederen op bij meerdere fabrieken om te consolideren, dan past EXW soms beter. Wat je ook kiest: houd één conditie aan over alle offertes die je vergelijkt.

Dalen je importkosten bij grotere bestelaantallen?

Meestal wel, en via drie deuren tegelijk. Fabrieken scherpen hun stuksprijs aan bij volume, een volle container verslaat LCL per kubieke meter, en vaste kosten zoals inspectie en documentatie verdelen zich over meer stuks. Hoeveel het scheelt hangt af van de fabriek en het product, dus reken je realistische volgende order door, niet een fantasievolume.

Wil je je importkosten uit China laten nakijken door mensen die deze getallen elke week zien? Stuur je berekening door via het contactformulier of WhatsApp. Wij zitten in Guangzhou, we ontmoeten kopers in persoon, en we lopen met klanten door fabrieken in Foshan, Dongguan en verder, zodat de prijs die je berekent ook de prijs is die je betaalt.

Lees verder

• Producten kiezen om te importeren uit China: een werkwijze
• Je eerste inkoopreis naar Guangzhou: zo bereid je je goed voor
• Inkoopagent in China of zelf doen: waar orders misgaan